تعد عمادة القبول والتسجيل من أهم العمادات التي تستعمل الوثائق في غالبية معاملاتها اليومية والمتعلقة بالطلبة والخريجين والملتحقين الجدد بالجامعة وحيث أن أرشفة وأتمتة الوثائق اليومية الخاصة بعمادة القبول والتسجيل والمتعلقة بعمليات و التسجيل والتأجيل وإعادة القيد والمعادلات الانسحاب .. الخ وكذلك طلبات الالتحاق للطلبة الجدد ومعاملات الخريجين تضمن الدقة وسلامة المعايير المتعلقة بالعمل الإداري لذا برزت الحاجة الماسة لقسم الوثائق والبيانات لوجود تراكم واضح في الوثائق ذات الأهمية بحيث يتحتم على عمادة القبول والتسجيل الاحتفاظ بها يدويا و إلكترونياً لتوفير الدقة في العمل وتوثيق هذه المعاملات وضمان عدم ضياعها او تلفها .